How to: So funktioniert die Vereinsstruktur

Funktionäre

Im Reiter FUNKTIONÄRE organisierst du deine haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter im Verein. Nur wenn einer Person in dieser Aufstellung eine Funktion zugeordnet ist, kann sie von ihrem Mitglieder-Profil aus auch in den verein360 manager wechseln und – je nach Berechtigung – Vereinsdaten einsehen und bearbeiten.

Gruppen bearbeiten

Gruppe anlegen

1. Scrolle nach unten, klicke auf + NEUE GRUPPE Erstellen.
2. Gib den Namen für die Gruppe an, klicke auf WEITER – NOCH 2 SCHRITTE.
3. Wähle in der angezeigten Liste mind. eine Funktion aus, die du der Gruppe hinzufügen und besetzen willst. Klicke dafür in der jeweiligen Zeile auf das kleine Kästchen, sodass dort ein Haken erscheint. Klicke dann auf WEITER – NOCH 1 SCHRITT.
4. Hast du mehrere Funktionen angewählt, so klicke nun bei einer Funktion auf PERSON ZUWEISEN.

Person auswählen, die schon in verein360 angelegt ist:

1. Suche in der Suchleiste nach der gewünschten Person, indem du den Namen eintippst.
2. Klicke die entsprechende Person an.
3. Bestätige die Zuweisung(en) zuletzt mit Klick auf FERTIG.

Person hinterlegen, die noch nicht in verein360 angelegt ist:

1. Klicke auf + NEUE PERSON ANLEGEN
2. Mache mindestens die mit einem Stern (*) versehenen bzw. rot umrahmten Angaben zur Person
3. Bestätige mit Klick auf ANLEGEN.
4. Bestätige die Zuweisung(en) zuletzt mit Klick auf FERTIG.

Falls die Person gleichzeitig auch Mitglied im Verein ist, lege die Person entweder direkt im Bereich Mitglieder & Kontakte als Mitglied an und ordne sie danach ihrer Funktion zu oder aber ergänze die Mitgliedschaft im Nachhinein, indem du im Menüpunkt Mitglieder & Kontakte im Reiter FUNKTIONÄRE auf die Person klickst, um in ihre Detailansicht zu wechseln und dort im Reiter MITGLIEDSCHAFTEN die Vereinsmitgliedschaft hinzuzufügen.

Gruppe umbenennen

1. Klicke beim Namen der Gruppe auf die drei Punkte ⁝ auf der rechten Seite.
2. Wähle „Umbenennen“.
3. Tippe den neuen Namen der Gruppe ein und bestätige mit Klick auf ÄNDERUNG ÜBERNEHMEN.

Gruppe entfernen

1. Klicke beim Namen der Gruppe auf die drei Punkte ⁝ auf der rechten Seite.
2. Wähle „Entfernen“.
3. Bestätige das Entfernen der Gruppe mit Klick auf ENTFERNEN.

Funktionäre bearbeiten

Funktionär hinzufügen

Klicke in der gewünschten Gruppe und bei der gewünschten Funktion auf PERSON ZUWEISEN. Wenn die gewünschte Funktion nicht dabei ist, findest du weitere Funktionen mit Klick auf + FUNKTIONÄR HINZUFÜGEN. Wähle dort mind. eine Funktionärsrolle aus, bestätige auf WEITER – NOCH 1 SCHRITT. Hast du mehrere Funktionen angewählt, so klicke nun bei einer Funktion auf PERSON ZUWEISEN.

Person auswählen, die schon in verein360 angelegt ist:

1. Suche in der Suchleiste nach der gewünschten Person, indem du den Namen eintippst.
2. Klicke die entsprechende Person an.
3. Bestätige die Zuweisung(en) zuletzt mit Klick auf FERTIG.

Person hinterlegen, die noch nicht in verein360 angelegt ist:

1. Klicke auf + NEUE PERSON ANLEGEN
2. Mache mindestens die mit einem Stern (*) versehenen bzw. rot umrahmten Angaben zur Person
3. Bestätige mit Klick auf ANLEGEN.
4. Bestätige die Zuweisung(en) zuletzt mit Klick auf FERTIG.

Falls die Person gleichzeitig auch Mitglied im Verein ist, lege die Person entweder direkt im Bereich Mitglieder & Kontakte als Mitglied an und ordne sie danach ihrer Funktion zu oder aber ergänze die Mitgliedschaft im Nachhinein, indem du im Menüpunkt Mitglieder & Kontakte im Reiter FUNKTIONÄRE auf die Person klickst, um in ihre Detailansicht zu wechseln und dort im Reiter MITGLIEDSCHAFTEN die Vereinsmitgliedschaft hinzuzufügen.

Falls du auch unter + FUNKTIONÄR HINZUFÜGEN nicht die gewünschten Funktionsbezeichnungen findest, lerne in diesem Leitfaden 3. Rollen & Rechte, wie du die vorgeschlagenen Funktionen umbenennen kannst.

Funktionär aus Gruppe entfernen

(Hiermit wird sowohl der Person ihre Rolle entzogen als auch die Funktion an sich aus der Gruppe entfernt.)

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ hinter der betreffenden Funktion und der zugeordneten Person.
2. Klicke auf „Funktionär aus Gruppe entfernen“.
3. Gib das Enddatum ein und bestätige durch einen Klick auf Funktion beenden.

Andere Person einer Funktionärsrolle zuteilen

(Hiermit wird der bisherigen Person ihre Rolle entzogen und diese einer anderen Person zugeordnet.)

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ hinter der betreffenden Funktion
2. Wähle „Andere Person zuweisen“.

Person auswählen, die schon in verein360 angelegt ist:

1. Suche in der Suchleiste nach der gewünschten Person, indem du den Namen eintippst.
2. Klicke die entsprechende Person an.
3. Bestätige die Zuweisung(en) zuletzt mit Klick auf FERTIG.

Person hinterlegen, die noch nicht in verein360 angelegt ist:

1. Klicke auf + NEUE PERSON ANLEGEN
2. Mache mindestens die mit einem Stern (*) versehenen bzw. rot umrahmten Angaben zur Person
3. Bestätige mit Klick auf ANLEGEN.
4. Bestätige die Zuweisung(en) zuletzt mit Klick auf FERTIG.

Falls die Person gleichzeitig auch Mitglied im Verein ist, lege die Person entweder direkt im Bereich Mitglieder & Kontakte als Mitglied an und ordne sie danach ihrer Funktion zu oder aber ergänze die Mitgliedschaft im Nachhinein, indem du im Menüpunkt Mitglieder & Kontakte im Reiter FUNKTIONÄRE auf die Person klickst, um in ihre Detailansicht zu wechseln und dort im Reiter MITGLIEDSCHAFTEN die Vereinsmitgliedschaft hinzuzufügen.

Funktionär entfernen rückgängig machen

(Liegt das angegebene Enddatum in der Zukunft, kannst du die Beendigung wieder aufheben.)

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ hinter der beendeten Funktion.
2. Wähle „Kündigung widerrufen“.
3. Bestätige mit Klick auf FUNKTION WIEDERHERSTELLEN.

Personendetails einsehen und editieren

(Nur für Personen bearbeitbar, die noch keinen eigenen Account in verein360 haben.)

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ hinter der gewünschten Person.
2. Wähle „Personendetails einsehen“ bzw. „Person editieren“.

Du kannst nun Informationen zu der Person sehen bzw. folgende bearbeiten:

• Persönliche Daten
• Kontaktdaten
• Adressdaten

Beende die Ansicht mit Klick auf SCHLIESSEN bzw. die Bearbeitung mit ÄNDERUNG ÜBERNEHMEN.

Einladungslink verschicken

(Nur für Personen möglich, die noch keinen eigenen Account in verein360 haben und eine E-Mail-Adresse in ihren Personendetails hinterlegt haben.)

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ hinter der gewünschten Person.
2. Wähle „Einladungslink verschicken“.
3. Kontrolliere die hinterlegte E-Mailadresse. Bestätige den Versand des Links zur Registrierung durch Klick auf EINLADUNGS-E-Mail SENDEN.

Du willst mehrere Personen gleichzeitig einladen? Dann wechsle zu Mitglieder & Kontakte, klicke oben rechts auf die drei Punkte und wähle dann „Einladungslink kopieren“ bzw. „Einladungslink per EMail“. Hilfe dazu erhältst du im Leitfaden „Mitglieder & Kontakte“.

Abteilungen

Im Reiter ABTEILUNGEN kannst du die Abteilungsstruktur deines Vereins abbilden. Mit Klick auf den Namen einer Abteilung kannst du diese auffächern, um die darunterliegenden Unterabteilungen zu sehen. Mit Klick auf eine Unterabteilung siehst du ihre zugehörigen Teams.

Abteilung, Unterabteilungen und Teams hinzufügen

Abteilung hinzufügen

1. Klicke auf + ABTEILUNG HINZUFÜGEN.
2. Gib den Namen der Abteilung an, klicke auf WEITER.
3. Gib den Namen der ersten Unterabteilung an, die du darunter anlegen willst, klicke auf JETZT ERSTELLEN.

Unterabteilung hinzufügen

1. Öffne die entsprechende Abteilung durch Klick auf den Pfeil vor dem Namen.
2. Klicke auf + UNTERABTEILUNG HINZUFÜGEN.
3. Gib den Namen der Unterabteilung an, klicke auf JETZT ERSTELLEN.

Team hinzufügen

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ hinter der (Unter)Abteilung.
2. Wähle „Bearbeiten“.
3. Du gelangst in den Bereich Abteilungen & Teams, klicke hier auf + TEAM HINZUFÜGEN.
4. Gib einen Namen für das Team ein und – je nachdem auf welcher Ebene du die Teamanlage gestartet hast – bestätige mit WEITER – NOCH 2 SCHRITTE (Abteilungs-Ebene) bzw. mit WEITER – NOCH 1 SCHRITT (Unterabteilungs-Ebene).
5. Hast du mit der Teamanlage auf Abteilungsebene gestartet, ordne das Team im nächsten Schritt der richtigen Unterabteilung zu: Klicke auf das Feld, sodass sich das Menü öffnet und klicke die Unterabteilung an, klicke dann auf WEITER – NOCH 1 SCHRITT.
6. Suche in der Leiste nach dem Teammanager, indem du die Anfangsbuchstaben des Namens eintippst. Klicke dann auf die gewünschte Person, damit sie in die Zeile übernommen wird.
7. Schließe die Einrichtung und Zuteilung des neuen Teams ab mit Klick auf TEAM ERSTELLEN.

Weitere Unterstützung zum Anlegen von Teams findest du im Leitfaden „Abteilungen & Teams“.

Abteilung, Unterabteilungen und Teams bearbeiten

Abteilung bearbeiten

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ rechts der betreffenden Abteilung.
2. Klicke auf „Bearbeiten“.
3. Du gelangst automatisch in den Bereich Abteilungen & Teams zur entsprechenden Abteilung. Welche Möglichkeiten du hier hast, findest du im Leitfaden „Abteilungen & Teams“.

Abteilung umbenennen

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ rechts der betreffenden Abteilung.
2. Klicke auf „Umbenennen“.
3. Gib die neue Bezeichnung für die Abteilung an, bestätige durch Klick auf ÄNDERUNG ÜBERNEHMEN.

Abteilung entfernen

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ rechts der betreffenden Abteilung.
2. Klicke auf „Archivieren“.
3. Beachte die Hinweise und bestätige dann durch Klick auf ABTEILUNG ARCHIVIEREN.

Unterabteilung bearbeiten

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ rechts der betreffenden Unterabteilung.
2. Klicke auf „Bearbeiten“.
3. Du gelangst automatisch in den Bereich Abteilungen & Teams zur entsprechenden Abteilung und Unterabteilung. Welche Möglichkeiten du hier hast, findest du im Leitfaden „Abteilungen & Teams“.

Unterabteilung umbenennen

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ rechts der betreffenden Unterabteilung.
2. Klicke auf „Umbenennen“.
3. Gib die neue Bezeichnung für die Unterabteilung an, bestätige durch Klick auf ÄNDERUNG ÜBERNEHMEN.

Unterabteilung entfernen

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ rechts der betreffenden Unterabteilung.
2. Klicke auf „Archivieren“.
3. Beachte die Hinweise und bestätige dann durch Klick auf UNTERABTEILUNG ARCHIVIEREN.

Team bearbeiten

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ rechts des betreffenden Teams.
2. Klicke auf „Bearbeiten“.
3. Du gelangst automatisch in den Bereich Abteilungen & Teams zur entsprechenden Abteilung, Unterabteilung und dem betreffenden Team. Welche Möglichkeiten du hier hast, findest du im Leitfaden „Abteilungen & Teams“.

Team umbenennen

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ rechts des betreffenden Teams.
2. Klicke auf „Umbenennen“.
3. Gib die neue Bezeichnung für das Team an, bestätige durch Klick auf ÄNDERUNG ÜBERNEHMEN.

Team entfernen

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ rechts des betreffenden Teams.
2. Klicke auf „Archivieren“.
3. Beachte die Hinweise und bestätige dann durch Klick auf TEAM ARCHIVIEREN.

Rollen & Rechte

Im Reiter ROLLEN & RECHTE siehst du alle Funktionen, die in verein360 manager zur Verfügung stehen. Jede dieser vorgefertigten Funktionen hat bestimmte Rechte. Klicke auf eine Funktion, um sie aufzufächern und zu sehen, welche Befugnisse sie im verein360 manager hat.

Funktion umbenennen

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ hinter der betreffenden Funktion.
2. Wähle „Umbenennen“.
3. Tippe die neue Bezeichnung für die Funktion ein und bestätige mit Klick auf ÄNDERUNG ÜBERNEHMEN.

Funktion entfernen

1. Klicke auf die drei Punkte ⁝ hinter der betreffenden Funktion.
2. Wähle „Entfernen“.
3. Bestätige das Entfernen der Funktion mit Klick auf ENTFERNEN.